Inventario entre almacenes: traspasos, apartados y tránsito
Tener mercancía no significa poder venderla. Un traspaso necesita salida, seguimiento y recepción; un apartado cambia la disponibilidad aunque la caja siga en el almacén.
¿Qué diferencia hay entre existencia y disponibilidad?
Tu vendedor pregunta cuánto puede prometer; almacén pregunta cuánto hay físicamente; compras pregunta cuánto viene en camino. Son cantidades distintas. Un reporte con solo «existencia total» puede contar material comprometido con otro cliente, bloqueado por revisión o todavía viajando.
| Cantidad | Qué representa en este modelo | Decisión que permite |
|---|---|---|
| Existencia física | Material presente en la ubicación, incluidos apartados y bloqueos | Qué puede contar el responsable del almacén |
| Apartado | Material comprometido con un documento y una regla de liberación | Qué ya no debe prometer otro vendedor |
| Bloqueado | Material presente que no se ofrece, por ejemplo por revisión o daño | Qué requiere autorización para volver a venderse |
| Disponible | Existencia física menos apartados y bloqueados, sin superponer ambos grupos | Qué puede asignarse a un nuevo pedido en esa ubicación |
| En tránsito | Material despachado entre ubicaciones que todavía no se recibe | Qué debe seguirse y conciliarse sin contarlo como disponible en destino |
Las etiquetas cambian por programa. Shopify distingue estados de inventario para separar lo disponible de lo comprometido, no disponible y entrante. Acuerda cómo se traducen tus estados al sistema elegido; en esta guía, «apartado» y «bloqueado» son grupos separados para no descontar una pieza dos veces.
¿Por qué un traspaso necesita salida y recepción?
Una salida confirma que el material dejó el origen; una recepción confirma lo que realmente llegó. La documentación de reabastecimiento entre almacenes de Odoo muestra ambas operaciones y una ubicación de tránsito entre ellas. Un estado «enviado» no demuestra que el destino recibió la cantidad completa.
Define quién despacha, quién recibe, qué documento los conecta y qué pasa con la diferencia. Si llegaron 8 de 12 piezas, las otras 4 no aparecen mágicamente en el destino ni desaparecen del registro. Permanecen pendientes en tránsito hasta que su recepción, retorno u otra resolución autorizada quede documentada.
Ejemplo: 120 piezas, una recepción parcial y un retorno
| Paso | Físico A | Disponible A | Físico B | Tránsito | Total del ejercicio |
|---|---|---|---|---|---|
| T00: inicio | 100 | 85 | 20 | 0 | 120 |
| T01: despachar 12 piezas disponibles de A | 88 | 73 | 20 | 12 | 120 |
| T02: B recibe 8 de esas 12 (REC-001) | 88 | 73 | 28 | 4 | 120 |
| T03: repetir REC-001 sin otra entrada | 88 | 73 | 28 | 4 | 120 |
| T04: las 4 no recibidas regresan físicamente a A | 92 | 77 | 28 | 0 | 120 |
| T05: intentar apartar 80 de A | 92 | 77 | 28 | 0 | 120; intento rechazado |
La disponibilidad inicial de A es 100 - 10 - 5 = 85. Después del retorno queda 92 - 10 - 5 = 77. La nueva solicitud de 80 no cabe en esas 77 piezas: debe rechazarse o cambiarse mediante una decisión explícita, sin usar el material de otro pedido. El retorno solo se registra cuando esas 4 piezas vuelven; no basta con marcar el traspaso como cancelado.
El total físico más tránsito se conserva en 120 porque este ejercicio no incluye venta, consumo, merma ni una nueva compra. En tu operación esos movimientos sí cambian el total y deben explicar la diferencia. Una orden de compra todavía no recibida tampoco se suma a la disponibilidad de destino.
Descarga el CSV de traspasos entre almacenes y las instrucciones para ejecutar las pruebas. El archivo añade T06–T09: cancelar no borra una recepción; liberar 5 apartadas cambia el disponible a 82; bloquear otras 10 lo deja en 72; intentar vender 73 debe rechazarse bajo la regla del ejercicio. Úsalos con tu proveedor para comprobar la secuencia, no como un archivo listo para importar a cualquier programa.
¿Qué reglas deben tener los apartados?
- Momento: decide si se aparta al cotizar, confirmar, aprobar crédito o cobrar. Una cotización puede consultar disponibilidad sin reservarla.
- Ubicación y unidad: el apartado debe indicar de dónde se surtirá y en qué unidad. La suma de todos los almacenes no garantiza que una sucursal tenga el material.
- Liberación: define qué cancelación, vencimiento o aprobación libera el material, quién puede hacerlo y qué rastro conserva.
- Cambio de pedido: aumentar cantidad, cambiar de almacén o sustituir un artículo requiere revisar de nuevo la disponibilidad.
- Conflicto entre vendedores: dos confirmaciones concurrentes deben respetar la misma regla de asignación; una pantalla consultada antes no garantiza stock al confirmar.
Si tu negocio permite pedidos pendientes sin existencia, sepáralos de los apartados respaldados por material. Mostrar «pendiente de surtir» es más útil que convertirlo en un disponible negativo que nadie sabe explicar. La política concreta se acuerda con tu operación.
¿Qué pruebas le pido al sistema antes de aceptarlo?
| Prueba | Resultado exigido |
|---|---|
| Recepción parcial | Solo lo recibido entra a B; el resto permanece explicado en tránsito |
| Confirmación duplicada | El mismo evento no crea otra entrada; se reconoce su identificador |
| Retorno de lo no recibido | A aumenta solo con el retorno físico documentado y tránsito disminuye por igual |
| Apartado mayor a lo disponible | Rechazo o excepción autorizada bajo una política visible; no asignación silenciosa |
| Cambio de unidad, lote o ubicación | Conversión y trazabilidad aprobadas; no mezcla de cantidades incompatibles |
| Diferencia o evento fuera de orden | Queda pendiente de revisión; no se inventa una recepción para cerrar el documento |
Cada movimiento debe conservar folio, documento de origen, cantidad, unidad, fecha, ubicaciones y responsables. Para contar y ordenar el registro desde la base, usa la guía de control de inventario. Si primero tienes que limpiar tus saldos de Excel, sigue el plan de migración de inventario.
¿Esto exige construir un sistema nuevo?
No si tu programa ya maneja ubicaciones, tránsito y apartados con las reglas que necesitas. Primero prueba su configuración. Una conexión o desarrollo adicional puede tener sentido si ventas, almacén y producción usan herramientas distintas o las excepciones quedan fuera del programa; define quién controla cada movimiento antes de conectar tu ERP.
El caso de Polymer para Sumiplas muestra inventario y producción conectados. La secuencia T00–T09 es una prueba adicional propuesta para tu alcance, no una afirmación de que ese cliente ejecuta este mismo traspaso. Revisa el sistema de inventario, el trabajo para distribuidoras y la plantilla de alcance para llevar tus reglas y excepciones al diagnóstico.
Fuentes primarias revisadas el 5 de octubre de 2026. Este modelo describe cantidades operativas y una prueba sintética; no sustituye las políticas de valoración contable, propiedad o documentación aplicables a tu empresa.
Preguntas frecuentes
En este modelo, el material en tránsito no está disponible en el destino hasta su recepción. Si aceptas pedidos contra una llegada futura, identifícalos como pendientes y aplica tu política de promesa y aprobación; no los confundas con stock ya recibido.
Porque las piezas siguen en el almacén, pero están comprometidas y dejan de estar disponibles para otro pedido. En el ejemplo, 100 piezas físicas menos 10 apartadas y 5 bloqueadas dejan 85 disponibles; los grupos no se superponen.
El sistema debe reconocer el mismo evento y conservar una sola entrada. En T03, repetir REC-001, la recepción de 8 piezas registrada en T02, no vuelve a aumentar B ni a descontar tránsito. Un movimiento nuevo requiere su propia identidad y evidencia.
Registra lo recibido y deja el resto pendiente con su motivo y responsable. Si vuelve al origen, confirma el retorno físico. No marques toda la cantidad como recibida ni canceles el saldo para hacer que el documento parezca completo.
Fuentes
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