Cómo llevar el control de inventario de tu empresa: guía práctica

¿Qué significa llevar el control de inventario?

Llevar el control de inventario es saber, en cualquier momento, cuánto tienes de cada producto, dónde está y por qué cambió. Contar a fin de año no basta: el control está en registrar cada movimiento y revisar que el registro coincida con lo que hay en el almacén.

En México también es una obligación fiscal. La Ley del Impuesto sobre la Renta, en su artículo 76, fracción XIV, pide a las personas morales llevar un control de inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y productos terminados “conforme al sistema de inventarios perpetuos”. Confirma con tu contador cómo aplica a tu régimen.

¿Inventario perpetuo o periódico: cuál te conviene?

Si tu empresa compra, produce o vende todos los días, el perpetuo. En el inventario perpetuo, el registro se actualiza cada vez que hay una compra o una venta; en el periódico, en fechas programadas, al cierre de un ciclo y con base en un conteo físico.

¿Cómo registrar entradas y salidas para que haya trazabilidad?

Cada movimiento debe dejar rastro: si mañana falta material, debes poder decir quién lo movió, cuándo y por qué. Un buen registro incluye:

• Folio consecutivo, que no se repite ni se borra.
• Fecha y hora del movimiento.
• Producto, con una clave única del catálogo, no con el nombre que cada quien escribe distinto.
• Cantidad y unidad: piezas, kilos, rollos o cajas, siempre la misma para cada producto.
• Almacén o ubicación de origen y destino.
• Responsable: quién entregó y quién recibió.
• Motivo y documento de origen: compra, venta, orden de producción, merma, devolución o ajuste. Un ajuste es un movimiento más, nunca un número sobrescrito.

El manual de inventarios de Management Sciences for Health (MSH) enumera causas típicas de registros que no cuadran: capturas duplicadas, productos parecidos que se confunden, merma que se tira sin darse de baja y conteos que nunca se concilian.

¿Cada cuánto contar? Conteo cíclico frente al inventario anual

Por partes, todo el año. En lugar de cerrar el almacén una vez al año para contarlo todo, el conteo cíclico divide el inventario en grupos y cuenta uno cada semana o cada mes, conciliando las diferencias en el momento, de modo que cada producto se cuenta al menos una vez al año.

El manual de MSH lo considera superior al conteo anual por dos razones: el conteo anual detiene la operación desde uno o dos días hasta una semana o más, y cuando aparece una diferencia es muy difícil rastrear en qué momento del año se originó, algo que los conteos frecuentes sí permiten.

El mismo manual sugiere contar más seguido lo más valioso (por ejemplo, los productos A de tres a cuatro veces al año, los B dos veces y los C una vez) y que quien cuenta no sea quien concilia las diferencias.

¿Qué es el análisis ABC y cómo lo uso?

El análisis ABC ordena tus productos según cuánto dinero mueven en un periodo, normalmente un año, para poner más control donde más importa. Los rangos típicos, según el manual de MSH, son estos (en tu empresa pueden variar):

Para armarlo:

1. Multiplica el consumo anual de cada producto por su costo unitario.
2. Ordena la lista de mayor a menor valor.
3. Calcula el porcentaje acumulado: los primeros productos, que concentran la mayor parte del valor, son tu clase A; los siguientes, la B, y el resto, la C.

¿PEPS, costo promedio o costo identificado?

Son dos decisiones distintas que suelen confundirse: en qué orden sacas físicamente el material y cómo asignas su costo en la contabilidad.

En lo físico, sacar primero lo que entró primero ayuda a que el material no se caduque en el fondo del almacén. En lo contable, la norma mexicana de inventarios, la NIF C-4 del CINIF, solo permite tres fórmulas para asignar el costo: costos identificados, costos promedios y primeras entradas, primeras salidas (PEPS). Las últimas entradas, primeras salidas (UEPS) quedaron fuera desde que la NIF C-4 entró en vigor en 2011. La propia norma aclara que el manejo físico no tiene que coincidir con la fórmula de costo.

Para efectos fiscales, la Ley del ISR (artículo 41) permite PEPS, costo identificado, costo promedio y el método detallista, y el método que elijas debes usarlo al menos cinco ejercicios. Decide con tu contador; para la operación, lo importante es que tu registro guarde la fecha y el costo de cada entrada, porque todas las fórmulas los necesitan.

¿Cuándo volver a pedir? Punto de reorden y stock de seguridad

Cuando la existencia llega al punto de reorden, el nivel que dispara un nuevo pedido. La fórmula estándar del manual de MSH es:

Por ejemplo, si usas 40 rollos por semana, tu proveedor tarda 2 semanas y decides tener 30 rollos de seguridad, tu punto de reorden es 40 × 2 + 30 = 110 rollos. Cuando llegues a 110, pides.

El stock de seguridad cubre lo que no puedes prever: semanas de más consumo o un proveedor que se retrasa. Si tu consumo y tus tiempos de entrega son estables, puede ser pequeño; si varían mucho, necesitas más. Revísalos con regularidad, sobre todo en tus productos A.

¿Cuándo pasar del Excel a un sistema de inventario?

Todo esto se puede llevar en papel o en Excel mientras una sola persona registra y tienes pocos productos. Conviene un sistema cuando:

• Varias personas registran movimientos y el archivo se queda atrás.
• Tienes más de un almacén o sucursal.
• El conteo físico casi nunca cuadra y no puedes rastrear por qué.
• Te enteras de que algo se acabó cuando ya lo necesitas.
• La producción consume materia prima y nadie la descuenta a tiempo.

Un sistema de inventario registra cada movimiento con folio y responsable, avisa cuando un producto llega a su punto de reorden y descuenta material con cada venta u orden de producción. En Polymer, el sistema que hicimos para Sumiplas, materia prima, consumibles y producto terminado tienen existencias en tiempo real, conectadas a las órdenes de producción. ¿Dudas si ya es momento? Revisa las señales de que tu empresa ya no cabe en Excel.

Si tu inventario no cuadra o te quedas sin material sin darte cuenta, platiquemos. En el diagnóstico gratuito revisamos cómo se mueve tu material y qué conviene resolver primero. Conoce nuestro sistema de inventario a la medida y el control de producción, o agenda tu diagnóstico. El precio depende del alcance y te lo enviamos por escrito después de la consulta.