Inventario con caducidades: cómo probar lotes y FEFO antes de aceptar el sistema

¿Qué fecha usa tu sistema y cuándo deja de surtir un lote?

No confundas fechas que cumplen trabajos distintos. La documentación de caducidades de Odoo 19 distingue caducidad, consumo preferente, retiro y alerta. Una notificación avisa; el bloqueo de surtido debe comprobarse por separado en la configuración y versión que vas a usar.

• Fecha del lote: identifica de dónde viene el dato y contrástalo con la etiqueta o documentación de la mercancía. Un plazo calculado desde la recepción necesita validación; recibir hoy no rejuvenece un lote.
• Regla de salida: acuerda si manda la caducidad o una fecha de retiro anterior, y qué desempate se aplica. En la estrategia FEFO de Odoo, la prioridad usa la fecha de retiro asignada.
• Límite de uso: define fecha, hora y zona horaria del bloqueo. También la vida restante exigida al entregar, si tu cliente la pide. Un lote vigente hoy puede no servir para un embarque futuro.
• Dato faltante: decide qué pasa cuando no hay fecha o la etiqueta y el registro difieren. En una operación que exige caducidad, una fecha vacía debe quedar para revisión según la regla acordada.

Escribe estas reglas con quien recibe, surte y autoriza excepciones. No basta con que la pantalla tenga una columna de caducidad. Para las entradas, conteos y mínimos generales, conserva la guía de control de inventario; aquí probamos la decisión de qué lote puede salir.

¿Por qué hay piezas en el almacén que no puedes prometer?

Una pieza vencida, apartada para otro pedido o pendiente de revisión puede seguir físicamente en el almacén. En el modelo de esta guía, disponible = físico - apartado - bloqueado. Apartado y bloqueado son grupos distintos: una pieza no se resta dos veces. Si un lote apartado se bloquea después, el compromiso debe revisarse y la pieza pasar al grupo correcto.

La cuarentena es un bloqueo mientras el responsable revisa una devolución o una diferencia. No significa que la mercancía se haya destruido ni que ya pueda venderse. Una alerta tampoco mueve piezas por sí sola. El inventario entre almacenes explica tránsito y apartados; su recepción no elimina un bloqueo por caducidad.

Ejemplo: 100 piezas, dos fechas de entrada y un lote vencido

El pedido PED-45 necesita 45 piezas. Primero se apartan 30 de P-01 y después 15 de C-01. C-01 llegó antes, pero vence después; V-01 está bloqueado y no entra al surtido. Como retiro y caducidad coinciden en este ejercicio, ambas fechas dan el mismo orden. Si las separas en tu sistema, repite la prueba con la fecha que realmente gobierna su estrategia.

Después de SAL-45 quedan 20 de V-01 y 35 de C-01: 55 piezas físicas. DEV-05 añade 5 de P-01, todas en cuarentena. La revisión del 7 de octubre libera 3 y deja 2 bloqueadas; hay 38 disponibles. El 10 de octubre esas 3 ya no son elegibles, así que vuelven a ser 35 disponibles. Las 2 que siguen en cuarentena no se restan otra vez por llegar a la caducidad.

En C08 la salida documentada de V-01 reduce el físico en 20 y el bloqueo en 20; no modifica las 35 disponibles. El total final cuadra: 100 iniciales - 45 surtidas + 5 devueltas - 20 retiradas = 40. Bloquear mercancía conserva el físico; registrar su salida real sí lo reduce. No uses borrar el lote como sustituto del movimiento.

¿Cuándo vuelve a estar disponible una devolución?

Primero registra qué regresó físicamente: producto, lote, cantidad, unidad, documento de salida y folio de devolución. Bajo la política del ejercicio, entra en cuarentena. El responsable verifica su condición y sus fechas antes de liberar una parte, mantenerla bloqueada o registrar una salida autorizada. Cambiar el estado del pedido no debe recrear la mercancía ni renovar su caducidad.

DEV-05 representa una sola recepción de 5 piezas. Reenviar el mismo evento después de una conexión fallida debe mostrar lo ya registrado, sin otra entrada. Si llega una devolución diferente, necesita su propio folio y evidencia. Conservar la salida original también permite saber a qué clientes fue el resto del lote.

La aprobación parcial de C05 deja rastro de quién autorizó 3, por qué y cuándo, y de por qué las otras 2 siguen bloqueadas. Si tu negocio tiene reglas diferentes para devoluciones o reingresos, sustitúyelas por escrito antes de ejecutar las pruebas; no presupongas que cualquier programa se comporta como este modelo.

¿Qué pruebas le pides al proveedor antes de aceptar?

Ejecuta el recorrido con las personas que recibirán y surtirán, en los dispositivos previstos. Guarda los folios, saldos esperados, capturas y diferencias, y repite solo los pasos afectados después de corregir. La etiqueta física y el lote elegido en el sistema deben coincidir. Si primero necesitas ordenar datos y saldos, usa el plan de migración de inventario desde Excel.

¿Se puede configurar lo que ya usas?

Empieza por probar tu programa actual: seguimiento por lote, fechas, estrategia de salida, permisos y reglas de bloqueo. Las funciones disponibles dependen del producto, versión y configuración. No necesitas otro sistema si la configuración pasa tus pruebas. Si ventas, almacén o el portal siguen mostrando saldos distintos, revisa qué integración o extensión falta antes de sustituir todo.

Para revisar el alcance de un sistema de inventario, trae tres lotes representativos, una devolución y la regla de vida restante de tus clientes. En software para agroindustria explicamos la trazabilidad de recepción, transformación y embarque; FEFO añade otra decisión que debe probarse. Una distribuidora puede empezar por ese proceso y conectarlo a sus pedidos después.

Lleva este ejercicio a un diagnóstico gratuito para acordar lo que debe demostrar la primera etapa. Es una prueba propuesta para tu operación, no una afirmación de que Nightly haya entregado estas reglas en un proyecto previo. Las fuentes de Odoo 19 se revisaron el 7 de octubre de 2026; la aceptación operativa de esta guía no certifica cumplimiento sanitario, fiscal ni normativo.