Cómo migrar tu inventario de Excel: catálogo, conteo y corte
El riesgo no es subir el archivo: es arrancar con productos repetidos, cajas confundidas con piezas o movimientos que nadie registró durante el cambio.
¿Qué tienes que migrar además del archivo de productos?
Si ya identificaste las señales de que tu empresa superó Excel, el siguiente paso es decidir qué información pasa al sistema y qué prueba demuestra que llegó bien. No necesitas copiar cada hoja que alguien guardó; necesitas conservar lo que permite seguir operando y explicar los saldos.
| Información | Qué debe quedar claro | Cómo se acepta |
|---|---|---|
| Catálogo | Clave del producto, nombre, unidad y conversiones aprobadas | Cada clave identifica el producto correcto y conserva ceros iniciales |
| Saldo de arranque | Producto, ubicación, lote si aplica, estado y cantidad a la hora de corte | Cuadra con el conteo conciliado y conserva su evidencia |
| Documentos pendientes | Pedidos apartados, compras por recibir, traspasos y devoluciones abiertas | No se descuentan ni se reciben otra vez por importarlos |
| Historial necesario | Movimientos y documentos que necesitas consultar o auditar | Puedes rastrear una muestra hasta su documento original |
Acordar estas capas evita importar un pedido como existencia y después volver a descontarlo al surtir. El historial puede conservarse en una consulta separada si eso satisface tu operación; no tiene que convertirse todo en movimientos nuevos.
¿Cómo limpio las claves, los duplicados y las unidades?
Trata las claves como identificadores, aunque parezcan números. Microsoft explica cómo conservar ceros iniciales y números largos; cambiar el formato después no recupera dígitos que ya se perdieron. Revisa una exportación de prueba para comprobar que el producto 00025 sigue siendo 00025.
Para actualizar registros, conserva su identidad. La documentación de importación de Odoo advierte que cambiar o quitar un identificador externo puede crear un duplicado en lugar de actualizar. En otro programa el campo puede llamarse distinto: pide que te expliquen qué combinación identifica cada registro y cómo se reutiliza al repetir una carga.
Una misma clave puede aparecer legítimamente en distintos almacenes, lotes o estados. Eso no es lo mismo que dos productos del catálogo creados para el mismo artículo. Antes de unir filas, verifica su origen y la combinación producto–ubicación–lote–estado. Tampoco conviertas cajas a piezas por intuición: el factor debe corresponder a ese producto y empaque.
Ejemplo de revisión: ¿qué filas pasan y cuáles se detienen?
| Caso | Dato de entrada | Resultado que debes exigir |
|---|---|---|
| M01 | TOR-M6: 120 piezas registradas y 120 contadas | Aceptar las 120 piezas en su ubicación y conservar la evidencia |
| M02 | Otra fila TOR-M6 con 30 piezas, marcada como duplicado por revisar | Detenerla hasta comprobar su origen; no sumarla ni descartarla automáticamente |
| M03 | ACE-01: 4 cajas; factor aprobado de 12 piezas; conteo de 48 piezas | Convertir 4 × 12 = 48 piezas y conservar unidad y factor originales |
| M04 | 2 cajas sin factor conocido; conteo de 24 piezas | Detener la fila; el conteo no autoriza inferir y guardar un factor de 12 |
| M05 | 10 piezas registradas y contadas, pero sin clave de producto | Detener la fila; que las cantidades cuadren no identifica el artículo |
| M06 | EMP-02: 20 piezas registradas y 18 contadas | Aclarar la diferencia de -2 y autorizar cómo quedará el saldo; no ignorarla |
| M07 | ETQ-03: saldo y conteo de 0 piezas | Conservar el saldo cero si el catálogo y corte están aprobados; no borrar el producto |
| M08 | PINT-01: -3 litros registrados y 0 contados | Investigar la diferencia de +3; no sustituir el negativo por cero para limpiar el reporte |
Descarga el CSV de ejemplo de migración y las instrucciones del paquete de pruebas. El CSV ayuda a discutir rechazos y aprobaciones; adapta sus campos al sistema que hayas elegido. Una diferencia resuelta debe conservar quién la autorizó y por qué.
¿Cómo registro lo que se mueve durante el corte?
Define el instante al que corresponde el saldo de arranque. Después identifica cada movimiento que ocurrió entre el conteo, la exportación y el inicio del nuevo registro. Si entraron 10 piezas después de contar, decide si esas 10 ya están en el saldo o entrarán como un movimiento posterior: deben quedar una vez, con su folio.
- Antes del corte: respalda el archivo original, conserva su fecha y versión y prueba la carga en un entorno separado. El responsable del almacén revisa las diferencias.
- Durante el corte: pausa los movimientos del alcance elegido o usa una bitácora controlada con folio, hora, producto, unidad, origen, destino y responsable. Decide quién la captura y quién confirma que quedó completa.
- Al arrancar: carga el saldo aprobado, registra los movimientos posteriores en orden y concilia los documentos pendientes. Compara por producto y ubicación, no solo por un total general.
- Después: deja claro cuál sistema admite cambios. Excel puede seguir como respaldo y consulta; capturar libremente en ambos crea dos versiones de la operación.
El corte puede ser por almacén o por un grupo de productos si el proceso permite separarlos. La ventana y las dependencias se acuerdan según tus movimientos y tu proveedor; esta guía no promete una migración sin interrupciones ni una duración fija. Si hay mercancía viajando entre ubicaciones, revisa también inventario entre almacenes.
¿Qué pruebas deben pasar antes de aceptar la migración?
| Prueba | Resultado esperado | Si falla |
|---|---|---|
| Volver a cargar la misma muestra | Actualiza o rechaza según la regla acordada; no duplica productos ni cantidades | Revisar identidad de registros y el procedimiento de importación |
| Entrada y salida después del corte | Cada folio cambia el saldo una vez y queda rastreable | Detener la aceptación de ese flujo y conciliar la bitácora |
| Conteo por producto, ubicación y lote aplicable | Los saldos aprobados y sus diferencias explicadas coinciden | Resolver la diferencia con evidencia y autorización |
| Pedido o traspaso pendiente | Conserva su estado; no cuenta como recibido o surtido sin el movimiento correspondiente | Revisar cómo se importaron saldos y documentos |
| Permisos y consulta de evidencia | Solo quien corresponde puede ajustar; el equipo puede explicar de dónde salió una cantidad | Corregir accesos o trazabilidad antes del uso operativo |
Acordar una recuperación no significa que exista un botón para deshacer. Odoo advierte que sus importaciones son permanentes. Verifica con tu proveedor qué respaldo, restauración o corrección está disponible. Si hay que volver al registro anterior, primero conserva y concilia los movimientos nuevos: restaurar una copia vieja sin ellos pierde operaciones reales.
¿Necesito un sistema a la medida para hacer esto?
No necesariamente. Un programa existente que importe bien tu catálogo, respete unidades y pase tus pruebas puede ser suficiente. La medida se justifica cuando tus reglas, conexiones o aprobaciones no caben en esa configuración. Compara el alcance y el costo de un sistema de inventario, incluyendo limpieza de datos y acompañamiento del arranque.
En Polymer para Sumiplas, la información que se llevaba en Excel pasó a un sistema con producción e inventario conectados. Ese caso respalda la capacidad de migrar información y conectar la operación; no convierte estos registros sintéticos en resultados de aquella fábrica.
Lleva una muestra de tu catálogo, una diferencia real y la lista de documentos pendientes al diagnóstico. Usa la plantilla de alcance para acordar qué se importa, qué se prueba y quién acepta. Conoce el sistema de inventario y el enfoque para manufactura.
Fuentes primarias consultadas el 5 de octubre de 2026. Los ejemplos y pruebas son una propuesta de revisión operativa; adapta el procedimiento a tu sistema y a los responsables de tu empresa.
Preguntas frecuentes
No siempre. Separa catálogo, saldo de arranque, documentos pendientes e historial que necesitas consultar. Puedes conservar parte del historial como consulta si satisface tu operación y las obligaciones que revises con tus responsables. Importarlo como movimientos nuevos puede duplicar cantidades si no distingues ambos usos.
No. Puede ser un duplicado o una fila válida para otro almacén, lote o estado. Verifica la combinación que identifica el registro y su documento de origen antes de unir, descartar o sumar. En el ejemplo M02, la fila queda detenida hasta establecer su origen.
Revisa movimientos pendientes, unidades y evidencia del conteo. Documenta la diferencia y pide la autorización del responsable antes de fijar el saldo de arranque. El ejemplo M06 tiene 20 piezas registradas y 18 contadas: la diferencia de -2 debe explicarse, no ocultarse.
Depende del alcance y del procedimiento de corte. Puedes acordar una pausa del grupo elegido o una bitácora controlada para registrar los movimientos durante la transición. Define una sola autoridad para cambios y concilia esos movimientos antes de aceptar el nuevo saldo; no se promete una transición sin interrupciones.
Fuentes
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