Migrar datos sin duplicados: claves, conflictos y revisión antes de importar

Primero decide qué representa cada registro

En una distribuidora, «Comercial Norte» puede ser una empresa, una sucursal o un contacto que compra para varias razones sociales. Define esas entidades antes de limpiar el archivo. Un correo compartido por compras no identifica por sí solo a una empresa; un teléfono reciclado tampoco. Conserva los valores originales junto a los normalizados para explicar cada decisión.

Los productos comerciales ya ofrecen herramientas de combinación. Microsoft Dataverse permite elegir un registro principal y los campos que conservará, con límites según el tipo de registro. HubSpot advierte que una combinación no puede deshacerse directamente. Esas funciones ayudan, pero debes revisar qué ocurre con las relaciones y con los identificadores usados por otros sistemas.

Ejemplo ficticio: dos nombres y una identidad pendiente

Supongamos un archivo de 12 cuentas. C-014 dice «Comercial Norte SA» y C-088 «C. Norte», con el mismo identificador fiscal validado por el negocio. Cada una tiene pedidos pendientes. C-091 comparte correo con ambas, pero pertenece a otra empresa. La decisión propuesta combina C-014 y C-088 en N-014 y deja C-091 separada. Son datos sintéticos para ensayar; no describen un cliente ni un ahorro medido.

El resultado esperado es 11 cuentas, no una eliminación arbitraria de filas. La tabla de correspondencias conserva C-014→N-014 y C-088→N-014. Cada pedido mantiene su importe, moneda, fecha y origen. Si los límites de crédito difieren, nadie debería escoger automáticamente el mayor: queda pendiente una decisión del responsable comercial. El conteo reducido debe explicarse con un acta de combinación.

Prueba el conjunto completo, no solo el catálogo

Importa primero a un entorno de ensayo con una copia autorizada. Revisa cuentas, direcciones, contactos, pedidos abiertos y documentos asociados como un conjunto. Los totales de documentos por moneda y estado deben conservarse; no sumes saldos de monedas distintas para hacerlos «cuadrar». Registra qué filas se aceptaron, cuáles se combinaron y cuáles quedaron pendientes, con su motivo.

Qué hacer si aparecen cambios durante la revisión

Una limpieza que tarda varios días necesita una hora de referencia. Si ventas actualiza la dirección después de exportar, ese cambio no debe desaparecer por importar una copia vieja. Decide si congelar temporalmente la captura o aplicar un segundo lote de cambios. Usa reglas de conflicto de sincronización cuando dos fuentes puedan modificar el mismo campo.

Detén el paso a producción si no puedes reconstruir los vínculos, si aparecen documentos huérfanos o si una coincidencia no tiene dueño que la confirme. La herramienta disponible, los permisos de exportación y las restricciones de combinación cambian el alcance. Para existencias y movimientos consulta la migración de inventario desde Excel; para la ventana de cambio usa el plan de corte y reversa.

Prepara una revisión que termine en una decisión

Descarga la hoja y reemplaza las identidades ficticias por ejemplos anonimizados. Añade una cuenta correcta, una coincidencia dudosa y un pedido dependiente. Deja la columna observada vacía hasta ejecutar el ensayo. En una consulta gratuita de consultoría de software, podemos revisar qué necesita tu migración y qué puede resolverse con la herramienta actual antes de plantear un desarrollo.