Crédito de clientes: reglas para aprobar pedidos sin esconder excepciones

Un límite requiere una política de exposición

El crédito comercial permite vender antes de recibir el pago; el sistema debe reflejar la decisión de quien lo autoriza. Antes de pedir un bloqueo, define qué consume el límite: facturas pendientes, pedidos aprobados todavía sin facturar, otras sucursales y documentos en disputa. Decide moneda, vencimientos y momento de revisión. Un abono recibido pero sin identificar no debe liberar crédito como si ya estuviera aplicado.

Microsoft Dynamics 365 Finance documenta reglas por atraso, estado de cuenta, vigencia del límite, importe del pedido y crédito utilizado, además de exclusiones. Su efecto depende de reglas y puntos de control configurados. TOTVS Protheus también describe parámetros que habilitan o deshabilitan el bloqueo. No basta con que la ficha del cliente tenga una cifra: pide probar la configuración que realmente decide si el pedido avanza.

Ejemplo: un pago identificado cambia la revisión

La pantalla debe distinguir «pago por revisar», «abono aplicado» y «pedido liberado». Si la confirmación del sistema tarda, operación consulta CR-91 antes de volver a capturarlo. Un mensaje de aprobación tampoco demuestra que el almacén ya entregó. La guía de cobranza explica el seguimiento de saldos; aquí la prueba consiste en decidir qué compromiso nuevo se permite.

Dos vendedores no deben gastar el mismo disponible

Reinicia el escenario con disponible de 1,500. Dos vendedores proponen simultáneamente pedidos distintos de 1,200. Ambos pueden haber visto 1,500 al abrir la pantalla, pero eso no autoriza ambos compromisos. Al confirmar, uno puede consumir 1,200 y dejar 300; el segundo debe entrar a revisión. La aceptación de la prueba es una exposición máxima de 9,700 con un pedido aprobado, no 10,900 con dos.

La revisión también debe evitar contar dos veces un documento. Si 2,500 pendientes pasan a factura, se retiran del conjunto de pedidos sin facturar y se incorporan al de facturas abiertas: la exposición total conserva el mismo importe. Cancelar un pendiente todavía no surtido puede liberar su compromiso según la política; cancelar una pantalla no borra deuda de una entrega ya realizada. Revisa las entregas parciales si solo una parte llegó al cliente.

Una excepción debe tener alcance y caducidad

Si dirección decide surtir un pedido retenido, registra quién autoriza, hasta qué importe y hasta cuándo. La excepción puede estar limitada a CR-91 sin aumentar el límite general de C-17. Si cambian cantidades, moneda o condiciones, vuelve a la revisión acordada. Un vendedor no debe poder liberarse a sí mismo cuando la empresa exige aprobación independiente.

Define qué ocurre si el ERP o banco no entrega información actualizada. Una política prudente para la demostración puede dejar el pedido en revisión mostrando la última actualización, con una persona responsable de resolverlo. El dueño del proceso decide esa política; no la escondas en el desarrollo. La conexión con un ERP requiere comprobar accesos, versión y qué sistema conserva la autoridad sobre saldos.

Acepta el proceso con evidencia de los cambios

1. Normal: pedido dentro del disponible, sin otras restricciones, conserva revisión y aprobación.
2. Excepción: exceso de límite, cuenta vencida o datos atrasados queda detenido con motivo y responsable; prueba cada causa por separado.
3. Reintento: repetir una aprobación o aplicar el mismo abono no aumenta compromisos ni reduce deuda dos veces.
4. Cambio: aumentar un pedido autorizado vuelve a revisar el total y conserva el historial anterior.
5. Cierre: pasar un pendiente a factura mantiene la exposición; liberar solo la parte cancelada conserva lo ya entregado.

La hoja gratuita permite registrar esos casos sin conectar cuentas reales. Sustituye los documentos con datos anonimizados y deja la columna de resultado vacía hasta ejecutar la prueba. Para evaluar un portal de clientes, empieza por el punto donde hoy ventas supone que un pago o permiso ya liberó el pedido. Una regla acordada y observable vale más que un semáforo cuya cifra nadie puede reconstruir.