Antes de contratar software a la medida: 10 preguntas para cualquier proveedor

Un sistema a la medida es algo que vas a usar durante años. Estas preguntas sirven con cualquier proveedor, incluidos nosotros. Llévalas a cada reunión y pide que las respuestas importantes queden por escrito.

1. ¿Quién conserva el código y de quién son los datos?

Es la pregunta más importante. En México, la Ley Federal del Derecho de Autor protege los programas de computación como obras literarias y dice que, salvo pacto en contrario, quien encarga y paga una obra tiene los derechos patrimoniales. Pero para que cuente como obra por encargo, el contrato debe ser claro y preciso, y si hay duda se interpreta a favor del autor. Además, cualquier transmisión de derechos tiene que hacerse por escrito o es nula.

Hay dos formas comunes de trabajar. En la primera compras el código: pagas más al inicio y después te encargas, tú o alguien que contrates, de hospedarlo, mantenerlo y mejorarlo. En la segunda el proveedor conserva el código y te da el sistema como servicio: lo hospeda, lo mantiene y lo sigue mejorando, y tú pagas por usarlo. Ninguna es mejor en automático; depende de si tienes un equipo técnico propio.

En cualquiera de las dos, pide que quede por escrito cuál aplica, que tus datos son tuyos y que puedes pedir una exportación completa en cualquier momento, también si terminas la relación. Revisa el contrato con tu abogado.

2. ¿Dónde va a vivir el sistema y quién paga el hosting?

Un sistema en línea necesita servidores, dominio, base de datos, un servicio para enviar correos y, a veces, servicios que cobran por uso. Pregunta cuáles se necesitan, a nombre de quién quedan las cuentas y cuánto vas a pagar al mes, aproximadamente.

Si compras el código, lo sano es que las cuentas principales estén a nombre de tu empresa. Si el proveedor te da el sistema como servicio, lo normal es que él administre la infraestructura; en ese caso pide un costo mensual claro y que quede escrito cómo recuperas tus datos.

3. ¿Cómo se entrega y cómo se acepta cada etapa?

Pide entregas por etapas, cada una con fecha y con criterios de aceptación: qué debe poder hacer tu equipo para darla por buena. Ligar los pagos a etapas aceptadas protege a los dos lados.

Ver el sistema funcionando cada pocas semanas es la mejor forma de corregir a tiempo. Si todo se ve hasta el final, los errores también se descubren hasta el final.

4. ¿Qué soporte hay después del lanzamiento?

Todo sistema necesita ajustes cuando lo empieza a usar la gente real, y actualizaciones de seguridad con el tiempo. Pregunta qué cubre la garantía y por cuánto tiempo, cómo reportas una falla, en cuánto tiempo te responden y cuánto cuesta el soporte cuando termina la garantía.

5. ¿Quién va a tener acceso y cómo se protege la información?

Si el sistema guarda datos de clientes o empleados, la ley de protección de datos personales obliga a tu empresa a mantener medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas, y pide que quienes participan en el manejo de esos datos guarden confidencialidad, incluso después de terminar la relación. Pregunta en concreto:

• ¿Cada persona tendrá su propio usuario y solo verá lo que le corresponde?
• ¿Se puede activar la verificación en dos pasos? La agencia de ciberseguridad de Estados Unidos (CISA) señala que, con ella, es mucho menos probable que te hackeen.
• ¿Hay respaldos automáticos y ya probaron restaurarlos?
• ¿Queda registro de quién cambió qué y cuándo?
• ¿Quién del proveedor puede ver los datos reales y cómo se le quita ese acceso al terminar?

6. ¿Qué documentación voy a recibir?

Pide al menos un manual sencillo para tu equipo, la lista de servicios y cuentas que usa el sistema, cómo se publica una nueva versión y cómo están organizados los datos. Sin eso, el siguiente programador empieza a ciegas, y eso cuesta tiempo y dinero.

7. ¿Qué pasa si el proveedor desaparece?

Pasa. En SpacePort MX, el desarrollador original desapareció, el sitio se caía y nadie podía darle mantenimiento ni hacer cambios. Parte de nuestro trabajo fue recuperar los accesos y dejarlos en manos del cliente.

Para no depender de una sola persona, pregunta quién más conoce tu sistema, pide documentación y asegúrate de poder llevarte tus datos. Si compraste el código, pide además que viva en un repositorio al que tu empresa tenga acceso.

8. ¿Me das una propuesta por escrito con precio por etapa?

Una propuesta seria dice qué incluye cada etapa, qué no incluye, cuánto cuesta, cuándo se entrega y cómo se paga. Si solo recibes un precio total en un mensaje, pide el desglose antes de decidir. Así también es mucho más fácil comparar proveedores.

9. ¿Qué proyectos reales han hecho y con quién puedo hablar?

Pide ver sistemas funcionando, no solo capturas o diseños. Si el proyecto es público, entra tú mismo. Si es confidencial, pregunta si te lo pueden mostrar en una llamada o si puedes hablar con el cliente. Fíjate en que hayan resuelto problemas parecidos al tuyo.

10. ¿Cómo se cobran los cambios?

Siempre habrá cambios, porque al usar el sistema vas a descubrir cosas que no se veían en el papel. Pregunta cómo se cotizan, quién los aprueba y cómo mueven la fecha de entrega. Lo importante es que nada se cobre sin que lo hayas aprobado por escrito.

Si quieres hacerle estas preguntas a alguien, empieza con nosotros. En un diagnóstico gratuito revisamos tu operación, contestamos lo que necesites y, si tiene sentido, te enviamos una propuesta por escrito con alcance, precio y fechas por etapa. Conoce cómo trabajamos el software a la medida.